• Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Invoice & Document Scanning

Bedrijven verwerken jaarlijks handmatig vele duizenden inkoopfacturen. Dit proces vraagt veel tijd en aandacht van de administratieve medewerkers: facturen worden handmatig geboekt en ter controle en accordering voorgelegd aan de budgethouders, waarna de facturen verdwijnen in een archief. Dit handmatige proces is niet alleen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig. Daarbij kunnen facturen kwijt raken en kostbare archiefruimte wordt in beslag genomen.

 

Trimergo heeft samen met partner ScanSys, marktleider in inkomende factuurverwerking, de module T2 Invoice Scanning ontwikkeld. Met de module T2 Invoice Scanning kunnen de inkomende facturen geautomatiseerd worden verwerkt in Trimergo T2. Zo worden de tijdrovende en kostbare handelingen uit het factuur-verwerkingsproces gesneden. Ook zijn de facturen altijd en vanaf elke locatie te raadplegen inclusief de status in het fiatteringsproces.

HOE DE MODULE WERKT

Eén of meerdere facturen worden in de scanner gelegd. De facturen worden gescand en als PDF opgeslagen. De geïntegreerde ScanSys software ‘ImageCapture for Invoices’ leest deze documenten uit en koppelt de informatie aan Trimergo T2. Deze zoekt automatisch alle relevante informatie bij de inkoopfactuur, zoals klantnummer en factuurnummer. Vervolgens koppelt Trimergo deze informatie aan bijvoorbeeld ontvangstgegevens, bestelgegevens en ordergegevens. De factuur kan vervolgens worden opgenomen in de fiatteringsprocedure waarbij één of meerdere  budgethouders de fiatteringstaak automatisch krijgen aangeboden. De bijbehorende PDF van de factuur wordt vanzelfsprekend ook als document aan de betreffende bestelling in Trimergo T2 gekoppeld. Kortom, deze module vervangt de meeste handelingen die u normaal handmatig verricht.

De voordelen op een rijtje

Het gebruik van de module T2 Invoice Scanning levert belangrijke voordelen op:

  • Geschikt voor meerdere type facturen: op basis van een bestelling, direct op project zonder bestelling of direct op een kostenplaats voor niet-projectkosten
  • Minder tijd en kosten: tijd en kosten besparen doordat facturen niet meer handmatig worden ingevoerd
  • Sneller verwerken: eenvoudig boeken, verwerken en fiatteren van facturen
  • Overzicht: geen zoekgeraakte facturen tijdens de fiatteringsperiode
  • Digitaal Archief: transparante administratie en vanaf elke werkplek toegankelijk

TRIMERGO ONTWIKKELT EN IMPLEMENTEERT
ERP SOFTWARE VOOR PROJECT GEDREVEN BEDRIJVEN

Waarmee kunnen wij u helpen?
X
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Pin It on Pinterest