De noodzaak van BI voor project gedreven productiebedrijven van de toekomst

Project gedreven productiebedrijven beschikken in het algemeen over grote hoeveelheden data. Het verzamelen, analyseren en rapporteren van deze data kost erg veel tijd. En op het moment dat alle benodigde data in een rapportage is verwerkt, blijkt deze niet meer actueel te zijn. Dit maakt het dat het bijsturen van de organisatie en het maken van de juiste keuzes op basis van die data erg lastig is. In andere woorden, de praktijk van nu blijkt eigenlijk een ‘verouderde’ manier van werken. Maar hoe pak je dit als project gedreven productiebedrijf dan wel aan?

Project gedreven productiebedrijven zijn dus in het bezit van grote hoeveelheden data. En meestal meer dan ze eigenlijk beseffen. Dit betreft informatie vanaf de aanvraag tot aan de oplevering van een product of dienst. Veel van deze info wordt niet of nauwelijks gebruikt. Hierdoor vindt het bijsturen van de organisatie en het maken van de juiste keuzes plaats op basis van een onderbuikgevoel of ervaring en niet op basis van de feiten. Dat is natuurlijk zonde. Om deze hoeveelheden informatie zo optimaal mogelijk in te zetten, speelt Business Intelligence een grote rol. Dit is een continu proces waarbij een bedrijf op doelgerichte wijze data binnen en buiten de organisatie kan verzamelen én analyseren. De nieuwe kennis die hierbij in beeld komt, draagt bij aan het nemen van de juiste beslissingen voor het bedrijf.

Een niet toekomstbestendige werkwijze

Heel lang moeten wachten op een bepaalde grafiek of een rapportage, de teamleider moet nog cijfers uitdraaien en dit betekent wachten tot de maandag. Dit zijn enkele signalen die kunnen voorkomen in de huidige werkwijze bij project gedreven productiebedrijven. Maar hoe ziet deze huidige werkwijze er eigenlijk uit? De dataverzameling vindt plaats op basis van bepaalde KPI’s en rapportages per week. Per werkdag kijkt de teamleider bijvoorbeeld hoeveel nieuwe orders er zijn, wat de productiviteit is geweest en welke werknemers daaraan gekoppeld zijn. Vervolgens is één iemand verantwoordelijk om van deze data een wekelijkse rapportage te maken in Excel. Zodra alle data in Excel is verwerkt, worden op basis van de KPI’s grafieken gedraaid. Na het afronden van dit proces zijn de werkzaamheden nog niet klaar. Één keer in de maand is het van belang om te kijken welke KPI’s nodig zijn voor de presentatie voor het MT. Ook al deze info moet weer verzameld en gerapporteerd worden. De gehele rapportage van al deze data blijkt iedere keer weer een dagtaak te zijn.

Binnen deze huidige werkwijze komt het ook voor dat de dataverzameling is gebaseerd op wekelijkse rapportages, maar dat er een verzoek ligt voor een maandelijkse rapportage. Tools als Excel zijn hier niet voor gemaakt. Het toevoegen van nieuwe dimensies is dan ook lastig. Het draaien van handmatige rapportages blijft mensenwerk waardoor de foutgevoeligheid ook hoger ligt. In een wereld waarin de hoeveelheid data dagelijks behoorlijk toeneemt, is deze werkwijze niet toekomstbestendig.

De mogelijkheden met Business Intelligence

De huidige praktijk bij project gedreven bedrijven betreft dus een verouderde en niet toekomstbestendige manier van werken. Wat is dan wel een toekomstbestendige manier van werken? De technologische ontwikkelingen hebben elkaar in een sneltreinvaart opgevolgd. Zo zijn er veel meer apparaten en computers die data genereren. Dit geeft veel nieuwe inzichten in de verschillende bedrijfsprocessen. De toename van data is zo groot dat de data zelf analyseren erg lastig blijkt te zijn. Vragen als ‘welke informatie is nuttig?’’ en ‘’welke verbanden zijn er?’’, blijken moeilijk om te beantwoorden. Al deze data zorgvuldig opslaan is dan ook van groot belang. De vraag naar een oplossing om alle data te verzamelen, analyseren en te rapporteren wordt daarom ook steeds groter. Project ERP-software kan je gedeeltelijk in deze vraag voorzien. Een ERP-systeem stroomlijnt namelijk alle bedrijfsprocessen en slaat deze zorgvuldig en gestructureerd op. Het analyseren én rapporteren van deze data vergt nog een extra stap. Dit is moment waarop Business Intelligence, BI, om de hoek komt kijken. Met een BI-tool zijn project gedreven bedrijven juist in staat om waardevolle data binnen enkele seconden te analyseren en te rapporteren. Dit geeft realtime en proactief nieuwe inzichten waarmee bedrijfsprocessen geoptimaliseerd kunnen worden.

Controle over bedrijfsprocessen

Project ERP-software slaat alle belangrijke data zorgvuldig op en creëert dus overzicht. De inzet van een BI-tool bovenop een ERP-systeem brengt nog meer voordelen met zich mee. Er ontstaat meer controle op je bedrijfsprocessen, dit is ook direct de basis van het succes van je bedrijf. Met BI weet je gelijk hoe je bedrijf ervoor staat en dat realtime. De zaken zijn daarmee aan de voorkant goed geregeld waardoor aan de achterkant de medewerkers zonder problemen aan het werk kunnen.

BI levert ook een enorme bijdrage aan het besparen van tijd. Juist met een BI-tool is het handmatig opsporen en invoeren van data voorbij. Zo’n tool stelt je in staat om data uit meerdere bronnen te raadplegen, te verwerken en een overzicht te geven van wat er speelt binnen je bedrijf. De data hoeft hiervoor maar éénmalig verzameld te worden. De foutgevoeligheid is daarmee ook een stuk lager. De kwaliteit en snelheid van de verwerking van de data gaat daarmee omhoog, want er is maar één waarheid. De reactietijd voor nieuwe inzichten op basis van gisteren gaat vele malen sneller. De BI-tool maak het mogelijk om in dit goed te vergelijken.

Meer weten over Business Intelligence?

Nieuwsgierig geworden naar wat Business Intelligence allemaal voor uw productiebedrijf kan betekenen? Bekijk onze BI-oplossing via onderstaande button. Onze specialisten staan daarnaast voor u klaar op +31 (0)55 577 7371 of via info@trimergo.com.