Projectgestuurd ERP vs. Traditioneel ERP: dit zijn de verschillen!

Wie research doet naar ERP-software, verzandt al snel in een oerwoud van verschillende systemen, voor verschillende branches. Hoewel veel functionaliteiten van die ERP-systemen op elkaar lijken, zijn het vaak de nuances die de meerwaarde van een ERP-systeem voor een maakbedrijf verwezenlijken. Vaak heeft dat te maken met vanuit welke gedachten het ERP-systeem is opgebouwd.

Lange tijd werd aangenomen dat materiaalgestuurde ERP-systemen wondermiddelen waren voor het optimaliseren van de besturing van alle productiebedrijven. Deze ERP-systemen zijn praktisch allen ontstaan vanuit de hoek van logistiek ‘make to stock’ en ‘assemble to order’. Productiebedrijven die standaardproducten fabriceren profiteren optimaal van zo’n ERP. Echter is er ook een categorie productiebedrijven waarvoor zo’n ERP-systeem niet werkt, ook al komt er een hoop customizing aan te pasn. Dit zijn projectgestuurde productiebedrijven die vooral actief zijn in de speciaal machinebouw, apparatenbouw, scheepsbouw, on- & offshore, staalconstructie, etc. Dit zijn veelal bedrijven met een ‘engineer-to-order’ of ‘make-to-order’ bedrijfsproces. Zij hebben baat bij een ERP-systeem dat vanuit de projectgedachte is opgezet. Maar waar verschilt een projectgedreven ERP dan in ten opzichte van een ‘traditioneel’ ERP?

Knelpunten projectgestuurd productieproces

Om deze vraag te beantwoorden is het goed om eerst te kijken tegen welke knelpunten een projectgestuurd productiebedrijf in het proces aanloopt:

Zo is het voor dergelijke productiebedrijven lastig om een goede inkoopprestatie te leveren. Want wanneer specificaties of materiaalstaten wijzigen, moet inkoop hier snel op inspringen, wil dit geen gevolgen hebben voor de rest van het project. Voor veel projectgestuurde productiebedrijven is dit lastig, omdat veel lopende bestellingen in bijvoorbeeld spreadsheets, op papier of in het hoofd van de inkoper geherbergd zitten.

Daarnaast is een goede beheersing van de project- en productieplanning een heuse uitdaging. Door ontbrekende communicatie ontdekt men veelal te laat, bijvoorbeeld tijdens de productie, dat bepaalde materialen niet voorhanden zijn. Hierdoor ontstaat een situatie waarbij ad-hoc ingrepen als een sneeuwbal door productie gaan.

Vervolgens is het handhaven van een hoge bezettingsgraad net zo lastig. Leegloop maar ook overbezetting van de capaciteitsbronnen (engineering, fabricage, montage) bedreigen de projectmarge, en daarmee het bedrijfsresultaat. Slechte capaciteitsplanning kan een desastreus effect hebben op de doorlooptijd en indirect op de productkwaliteit en werksatisfactie.

Als laatste is een vloeiend changemanagement net zo belangrijk. In projectsituaties wordt het eindproduct namelijk in overleg met de klant gedurende het project vormgegeven. Telkens ontstaan nieuwe deadlines voor het goedkeuren van wijzigingen of het beschikbaar stellen van deadlines van specificaties. Wanneer de organisatie hier niet op afgestemd is, remt dit de organisatie in alles wat zij doet. En dat kost natuurlijk geld.

Hoe een projectgedreven ERP-systeem deze knelpunten aanvliegt

Uit het hierboven staande blijkt dat de essentie van procesverbetering vooral zit in het projectmatig aansturen van materiaal, tijd en uren. Dit is juist waar een projectgedreven ERP-systeem zijn meerwaarde kan bewijzen. Het projectgestuurde ERP-concept biedt namelijk integrale projectbesturing van de productie-, uitbesteding-, inkoop- en ontwerpprocessen. Hiermee wordt integrale planning bereikt tussen de essentiële besturingsprocessen binnen projectgestuurde bedrijven. Projectgestuurde ERP-systemen werken nauw samen met systemen voor PDM/CAD, tijdregistratie en Accounting.

Een projectgestuurd ERP verenigt bedrijfsplanning, capaciteitsplanning en materiaalplanning in één geïntegreerd systeem. Hierdoor is directe informatie-uitwisseling op deze gebieden ongehinderd mogelijk.

Projectplanning en portfolioplanning

Binnen de planning van een project ERP valt de volledige projectbewaking per project én voor het totale projectportfolio. Alle lopende en aankomende projecten zijn hierin zichtbaar, inclusief de onderliggende fasen. Iedereen in de organisatie is betrokken bij het bewaken van de uiteindelijke bedrijfsresultaten waarop men zelf invloed heeft.

Materiaalplanning

Materiaalbehoefte ontstaat binnen project ERP vanuit engineering en werkvoorbereiding met de gewenste inkoop- en leveringsmomenten vanuit de planning. Hierdoor kunnen long lead items direct worden ingekocht en stuklijsten in delen worden vrijgegeven voor productie of uitbesteding.

Capaciteitsplanning

Vanuit de projectplanning worden de betrokken afdelingen aangestuurd maar wordt er ook op toegezien dat de benodigde materialen op tijd worden besteld én binnen zijn. De juiste capaciteit op het juiste moment is waar het hier om draait. Hierbij is er direct inzicht op de benodigde capaciteit, afgezet tegen de beschikbare capaciteit. Een make or buy beslissing is dan eenvoudig te maken.

Voordelen van projectgestuurd ERP

Doordat projectgestuurd ERP zich uitsluitend richt op het projectmatige proces en de behoeften van projectgestuurde productiebedrijven kan het systeem overzichtelijk blijven en kunnen indrukwekkende voordelen worden bereikt:

Aanzienlijke verbetering van de projectmarge

Dit is de start van een betrouwbare voorcalculatie door inzicht in de bezettingsgraad en historische verbruikscijfers. De marge verbetert door betere inkoopprestaties en efficiëntere inzet van manuren. Ook ontstaan er minder afstemmingsfouten gewijzigde planning en wordt het meerwerk beheersbaar door een tijdige signalering van ongepland werk.

Meer efficiëntie in bedrijfsvoering

De bezettingsgraad wordt verbeterd als gevolg van beter inzicht in de capaciteiten van afdelingen. Hoe goed de projectmarges ook zijn, met een suboptimale bezettingsgraad is het bedrijfsresultaat slecht en voor verbetering vatbaar. Hierdoor ontstaat ook een veel slimmere uitbesteding en inhuur. Dubbele invoer is verleden tijd, waardoor minder fouten worden gemaakt en zoekwerk wordt verbannen. Planningen in Excel zijn verleden tijd en zo heeft u real time zicht op de voortgang.

Hogere klanttevredenheid

Deadlines worden betrouwbaarder, doordat processen via integrale projectplanningen worden bewaakt. Doordat voorcalculatie betrouwbaarder is, wordt het zelfs mogelijk om scherper te calculeren zonder margerisico. De productkwaliteit zal er niet onder leiden en er zal meer rust heersen binnen het proces. Zo ook bij de klant.