Verhoef automatiseert orderproces met Trivest Connect

Sinds de lancering van Trivest Connect in december 2019, zijn er al een mooi aantal leveranciers en klanten aangesloten op het platform. Voorbeelden hiervan zijn onder andere: MCB, Thyssen Krupp, ODS Kloeckner, Fabory en Solar Nederland. Daarnaast is Verhoef ook Trivest Connect gebruiker van het eerste uur. Met het platform is het bedrijf uit Aalsmeerderbrug in staat om het orderproces te automatiseren: 80 procent van de orderregels verloopt straks automatisch. Trimergo ging in gesprek met Jan Snoey, Manager Planning & Logistics.

Verhoef is al 79 jaar lang deskundig in het bouwen van verschillende soorten aluminium reddingsboten, aluminium patrouilleboten en andere verschillende aluminium producten voor de scheepsbouw. Sinds begin 2019 is Snoey al gecharmeerd van het bestel-platform Trivest Connect, omdat Trivest Connect de mogelijkheid biedt om het inkoopproces te automatiseren. Het automatiseren van de terugkerende handelingen is volgens Jan een mooi aspect van het platform. Verhoef is een van de eerste partijen die Trivest Connect extern ging gebruiken. De testfase verloopt soepel en de verwachtingen voor de toekomst zijn hoog. De eerste partij met wie ze zijn begonnen is MCB. Ook het testen met leverancier en Trivest Connect gebruiker Fabory verloopt succesvol.

Geautomatiseerde verwerking van standaard zaken

Jan Snoey: ‘’Het grootste voordeel van Trivest Connect is de geautomatiseerde verwerking van de standaard zaken. Hierdoor is er meer tijd over voor de uitzonderingen. Denk dan aan producten die ooit verkeerd zijn besteld, maar ook aan het maken van structurele afspraken met leveranciers. Daarnaast hebben we producten die aan hele specifieke eisen moeten voldoen. Het bestelproces van deze producten vergt veel meer aandacht. Hoe meer je aan de voorkant bepaalde dingen met correcte data in een automatisch proces kunt gieten, hoe efficiënter de vervolgstappen in het ontvangst- en facturatieproces zonder menselijke handelingen op de achtergrond kunnen verlopen.’’

Het orderproces met Trivest Connect

Met Trivest Connect verloopt het orderproces stukken sneller. In plaats van handmatig een e-mail te typen vanuit T2 met de inkooporder, gaat er nu met één druk op de knop een elektronische versie direct naar het bestelplatform en door naar de leveranciers. Vervolgens komt de order vanuit de leverancier bij hen terug met aantallen, levertijden, prijzen en andere benodigde informatie en wordt automatisch verwerkt in T2. Waar dit voorheen twee dagen kostte, weet je nu binnen een uur of je op tijd kan produceren.

Bij het ‘oude’ proces moest de order eerst naar de leverancier en volgde er een terugkoppeling met informatie die weer werd bevestigd in T2. Dit kostte per maand zo’n twintig á dertig uur: tijd die nu anders besteedt kan worden. De vergelijking van gegevens bij de inkooporder is hiermee ook verleden tijd.

De implementatie

Jan Snoey: ‘’De implementatie van het platform is op locatie erg vlotjes verlopen. Met een dummy-account is er getest voor een link met Connect. Versie 20.1 moest gerealiseerd worden om verder te gaan. Daarna kon de test met leverancier MCB beginnen. Momenteel worden de puntjes op de i gezet nadat de eerste order in de live-omgeving is bevestigd en zojuist ook al in T2 succesvol is ontvangen.’’

Door middel van een vast format kunnen nieuwe leveranciers simpelweg data aanleveren. Dit maakt het testen met andere leveranciers eenvoudig en veel sneller. Leveranciers kunnen steeds makkelijker aanhaken. Er is straks namelijk één connectie, één aansluiting met alle andere pakketten. Hiermee is het handmatig verwerken van de informatie voorbij en is de snelheid van de terugkoppeling stukken sneller.

Trivest Connect is de toekomst

Als het aan Jan ligt is Trivest Connect de toekomst: ‘’80% van de orderregels gaat straks automatisch. Als de kopgroep straks live gaat, dan zal de rest snel volgen. Ten opzichte van je concurrent heb je een groot voordeel, omdat het hele proces automatisch verloopt. Onderaan de streep gaat het minder kosten. Daarnaast speelt de besturingslast van het hele orderproces ook een belangrijke rol. Trivest Connect neemt hierin veel weg.’’